Ein Umzug ist eine ideale Gelegenheit, um sich darüber Gedanken zu machen, wo Verbesserungspotenzial liegt. Anfang Juli wurde unsere neue Arbeitswelt fertig. Grund genug für uns von Value One, um papierloses Arbeiten sowie Digitalisierung stärker voranzutreiben.

Mit unseren neuen Arbeitsräumen in der ehemaligen Tribüne 2 des Wiener Trabrennvereins im Viertel Zwei ziehen auch neue Arbeitsweisen bei uns ein. Wir haben den Umzug bewusst genutzt, um Programme für ein „papierloses Büro“ umzusetzen. Doch was braucht es dafür? Voraussetzung, um Papier einzusparen, ist eine ausgezeichnete IT-Infrastruktur. Wir legen daher großen Wert auf verstärktes digitales Arbeiten und implementieren Programme wie MS Teams, BMD, Coredat oder Conject, die dies ermöglichen. Noch diesen Sommer führen wir darüber hinaus das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Elo ein, das unsere Datenverwaltung noch weiter vereinfachen und die Arbeit erleichtern wird.


Eingangsbereich mit bunt verglastem Atriumdach.

Bereits jetzt haben viele Kolleginnen und Kollegen Erfahrung mit dem Verzicht auf Papier gesammelt. Philipp Fibich, Legal Counsel bei der Value One Holding, ist einer davon und sagt: „Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass ich nicht an einen Ort gebunden bin und nur mehr zwei Gegenstände brauche, um meine Arbeit erledigen zu können: mein Notebook und mein Smartphone. Ich freue mich darauf, alle verfügbaren Arbeitsplätze in der Tribüne zu testen.“

Doch welche Vorteile bringt eigentlich der Verzicht auf Papier?

• Steigerung der Produktivität: Das lange Herumsuchen in physischen Ordnern hat nun ein Ende und es kann einfach mittels DMS bzw. Suchfunktion nach Dokumenten gesucht werden.
• Flexible Auswahl des Arbeitsplatzes: Notizen und die altbekannte Zettelwirtschaft gibt es nicht mehr – all dies ist nun digital abgelegt und der Arbeitsplatz kann unter anderem dadurch frei gewählt und beliebig gewechselt werden.
• Erhöhung der Datensicherheit
• Beitrag zur Nachhaltigkeit

Clean Desk: Weniger ist mehr
Wir nutzen somit unseren Umzug, um so viel wie möglich auszumisten, einzuscannen und zu digitalisieren. Als Vorbereitung für die Übersiedlung in die Tribüne wurden in der Value One Capitalinvest bereits 230 Ordner eingescannt. Das entspricht einer Regalfläche von fast 20 Metern und einer Papiermenge von ca. 140.000 Blättern! Georg Pingl, Quality Management Representative bei der Value One Holding, hat selbst bereits einige Arbeitsplatzumsiedelungen miterlebt und sagt: „Übersiedelungen sind der ideale Zeitpunkt, um Ballast abzuwerfen. Durch das erfolgreiche entrümpeln, haben wir gelernt, uns zu entscheiden.“


Clean Desk: Persönliche Locker für Stifteboxen zum Aufbewahren und Transportieren der Büromaterialien.

Digital voraus: Grundstein für den digitalen Gebäudebetrieb
Weniger Papier, mehr Digitalisierung: Zukünftig wollen wir nicht nur einen starken Fokus auf die Digitalisierung unserer Arbeitsabläufe, sondern auch auf die Digitalisierung von Gebäuden legen. In unserem täglichen Leben sind wir bereits jetzt immer und überall verbunden – sei es mit Freunden und der Familie oder der Arbeit. Wie lässt sich diese Erfahrung auf die Immobilienwelt erweitern? Wie lassen sich Gebäude und Menschen, die mit ihnen interagieren, miteinander verbinden? Fragen, die wir gemeinsam mit dem Start-up Allthings in den vergangenen Monaten analysiert haben. Immer mit dem Ziel, den Menschen in den Fokus zu stellen und ein kundenzentriertes Erlebnis zu ermöglichen.

Wir haben dabei zwei Pilotprojekte aufgesetzt: eines für Gewerbeimmobilien und eines für unsere Studentenapartments MILESTONE. Studierenden, Bewohnerinnen und Bewohnern, Mieterinnen und Mietern sowie Arbeitenden der Immobilie soll ein Kommunikationstool zur Verfügung gestellt werden, mit dem sie nicht nur mit dem Gebäude, sondern auch mit anderen Personen im Ökosystem der Immobilie kommunizieren können. Prozesse, tägliche Routinen und andere Aufgaben werden digitalisiert, wobei der Fokus auf effizienteren Abläufen für den Betreiber sowie auf einer verbesserten User Experience liegt.

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